Bestellwesen

Ob Einkauf von Novitäten, Lagerergänzung oder Besorgung eines Titels im Kunden-Auftrag – siehe Besorgungsgeschäft – geht: Der Buchhändler muss die günstigste Bezugsquelle – Verlag oder Barsortiment –, den günstigsten Bestellweg und den günstigsten Lieferwegs- und Zahlungsbedingungen wählen.

Wichtiger noch als die zur Beschaffung zur Verfügung stehende Zeit ist die Wahl des wirtschaftlich günstigsten Bezugsweges. Dabei müssen die Warenbezugskosten im Verhältnis zu den Konditionen, zu Bezugsbedingungen und zum Zahlungsziel ebenso berücksichtigt werden wie ein optimaler Kapitaleinsatz. Siehe Betriebswirtschaftliche Kennzahlen

Bezugsquellen
Die erste grundlegende Entscheidung betrifft den Lieferanten: Soll direkt beim Verlag oder beim Barsortiment bestellt werden? Eine Faustregel dabei: Eine eilige Bestellung eines einzelnen Exemplars beim Barsortiment, und eine große Bestellung mit hohem Rechnungswert beim Verlag. Novitäten werden meist direkt beim Verlag bestellt. Sei es auf der Reise beim Verlagsvertreter oder mit den monatlich von den Verlagen verschickten Bestellscheinen. Reisekonditionen bedeuten einen höheren Rabatt und längere Zahlungsziele. Sie bieten sich auch für Lagerergänzungen an.

Auch kleine Buchhandlungen können Bestellmengen für rentable Lagerergänzungen beim Verlag erreichen. Rentabel wird eine solche Bestellung, wenn der höhere Rabatt und das längere Zahlungsziel zu einem niedrigeren Bezugspreis führen als beim Barsortiment. Dabei muss die Differenz in der Handelsspanne auch die höheren Kosten der direkten Bestellung gegenüber einer Barsortimentsbestellung ausgleichen, die durch den größeren Aufwand einer Einzelsendung sowie die höheren Kilogebühren im Büchersammelverkehr entstehen. Daneben bietet einer hoher Direktbezug den Vorteil, dass Verlag und Verlagsvertreter den Einsatz einer Buchhandlung für das jeweilige Programm realistisch einschätzen können. Remissionswünsche werden in aller Regel vom Verlag kulanter behandelt als beim Barsortiment.

Vorteil der Barsortimentsbezüge sind Schnelligkeit der Lieferung und Bündelung. Viele Einzelbestellungen von vielen Verlagen können bei einem Barsortiment von einem auf den anderen Tag in einer Sendung bezogen werden. Das betrifft nicht nur Kundenbestellungen, sondern auch eilige Lagerergänzungen und den (Nach)bezug aus Verlagen, die nur mit wenigen ausgewählten Titeln in der Buchhandlung vertreten sind.

Nachteile des Barsortimentsbezugs sind die kürzeren Zahlungsziele und der geringere Rabatt gegenüber z.B. Staffelrabatten oder Jahreskonditionen des Verlags.

Bestellwege
Buchhandlungen nutzen für die Übermittlung ihrer Aufträge an die Barsortimente und an die Verlage elektronische Bestellwege. Auch wenn die Erfassung einer Bestellung direkt beim Bibliographieren – siehe Bibliographien – die Eingabe von Reihenkürzel und Titelnummer bzw. ISBN-oder Barsortimentsnummer – die geschlossene Bearbeitung aller aufgelaufenen Bestellungen am Bildschirm und die elektronische Übermittlung schneller, rationeller und billiger sind als die konventionellen Bestellwege, so haben doch Bücherzettel, Fax und Telefon noch lange nicht ausgedient.

Das VlB auf CD-Rom und die Barsortimentskatalog-CDs enthalten zumeist die notwendige Software für die Erfassung, Bearbeitung und Übermittlung der Bestellung. Eine zusätzliche Software ist jedoch bei der Nutzung von Informationsverbund Buchhandel IBU erforderlich. Eine Bestellung kann direkt aus der Bibliographie erfaßt und mit den Kundendaten und einem Bestellzeichen ergänzt werden. Der Buchhändler bestimmt den Empfänger der Bestellung – ein Barsortiment oder den Verlag. Eine Adresse muss nicht mehr herausgesucht werden, durch den Verlagsschlüssel in der ISBN erreicht die Nachricht automatisch den richtigen Empfänger.

Vor dem Absenden an (bzw. Abrufen durch die Bestellanstalt) besteht die Möglichkeit, die Bestellungen noch einmal zu bearbeiten.

Drei Bestellanstalten stehen zur Verfügung: Der Informationsverbund Buchhandel IBU – eine Dienstleistung der BAG – und die Bestellanstalten der großen Barsortimente Koch, Neff & Volckmar GmbH (KNV) (bis 2004 Koch, Neff & Oetinger & Co. GmbH (KNO) und Koehler & Volckmar GmbH (KV)) und Libri.

Können die Bestellungen elektronisch an die Empfänger weitergegeben werden, dann entstehen den Buchhandlungen keine Kosten für die Übertragung der Bestellungen; die Gebühren trägt der Empfänger. Das ist bei 90 Prozent aller Bestellungen der Fall.

Auch wenn sich die Branche bei der Bestellkommunikation auf einen einheitlichen Standard einigen konnte und mit IBU ein nach allen Richtungen offenes Kommunikationsforum besitzt, so scheitert der Dokumentenaustausch von Rechner zu Rechner immer noch an dem „babylonischen Sprachgewirr“ der unterschiedlichen EDV-Systeme.