Betriebswirtschaftliche Kennzahlen ermöglichen differenzierte Aussagen über die wirtschaftliche Lage aller betrieblichen Teilbereiche und Funktionen einer Buchhandlung: den Abverkauf, die Kundenfrequenz, die Finanzierung, die Personalleistung etc. Es gibt kaum einen betrieblichen Aspekt, zu dem der Unternehmer nicht eine Kennzahl ermitteln kann. Mit ihrer Hilfe ist es möglich, den Status quo einer Buchhandlung bzw. ihrer Abteilungen zu erkennen, darüber hinaus erlauben sie Prognosen zur Enwicklung einzelner betrieblicher Teilbereiche und der einzelnen Sortimentsbereiche.

Bei der Erstellung und Analyse von Kennzahlen sind einige Probleme zu beachten:

Kennzahlen sind nur sinnvoll, wenn Vergleiche möglich sind (z.B. durch die Mitgliedschaft in einer Erfa-Gruppe oder durch Zeitvergleich).
Die Bezugs- und Basisgrößen von Kennzahlen müssen logisch und schlüssig sein.
Da Kennzahlen stets den Status quo darstellen, d.h. zeitpunktbezogen sind, bergen sie das Risiko, dynamische Prozesse falsch zu interpretieren.
Kennzahlen sind nur ein Hilfsmittel. Maßgeblich ist die Interpretation von Kennzahlen.

Grundlage aktueller und präziser Kennzahlen ist die Statistik. Mit Hilfe der EDV, d.h. der Warenwirtschaftssysteme, die in der Regel ein Statistikprogramm enthalten, ist das Erstellen von Statistiken relativ einfach. Wichtiger ist es, die für den eigenen Betrieb maßgeblichen Kennzahlen aus der Vielzahl der elektronischen Möglichkeiten herauszufiltern. Kennzahlen ermöglichen:

eine Beurteilung des Gesamtunternehmens bzw. einzelner Teilbereiche, d.h. der Rentabilität, der Wirtschaftlichkeit, dem Finanzierungsgrad und der Liquidität
und eine Beurteilung der betrieblichen Funktionen, d.h. Personal, Beschaffung, Lager, Absatz, Raumleistung etc.

Für die meisten Buchhandlungen wird es schwierig sein, differenziertere Kennzahlen, insbesondere zu Personalleistung oder Flächenleistung, zu ermitteln. Zum einen treten innerhalb des Erfassungszeitraums oftmals personelle bzw. räumliche Veränderungen auf, zum anderen bedingen diese Kennzahlen eine exakte Erfassung und Zuordnung der Kosten zu den einzelnen Abteilungen.

Wichtigstes Nachschlagewerk für grundsätzliche betriebswirtschaftliche Kennzahlen der Branche ist die jährlich erscheinende Broschüre Buch und Buchhandel in Zahlen.

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