Warenwirtschaft

Die Warenwirtschaft ist in vielen Sortimentsbuchhandlungen das Kernstück betrieblicher Organisation. Hier werden mit Hilfe geschlossener Warenwirtschaftssysteme die Warenbestände vom Eingang bis zum Verkauf lückenlos registriert und verfolgt. Dadurch erhält der Sortimenter wie auch das Barsortiment die Möglichkeit zu einem Lager-Controlling, d.h. zu einem jederzeit abrufbaren Bestandsüberblick bis hin zum Nachweis des aktuell gebundenen Kapitals.

Die Warenwirtschaft beginnt im Wareneingang. Hier muss jeder Artikel codiert sein, damit er in das Warenwirtschaftssystem aufgenommen werden kann. Dem Check-In-System ist ein Check-Out-System angeschlossen. So erfassen Scanner oder Lesestifte nicht nur Anzahl und Titel der eingekauften Bücher, sondern buchen die Abgänge bei Verkauf über eine Scannerkasse oder beim Remission aus dem System wieder aus.

Die klassische Lageraufnahme wird hinfällig. Als Vorbereitung zu einem Verlagsvertretergespräch können binnen kurzer Zeit Listen ausgedruckt werden, die sowohl die aktuellen Bestände erfassen als auch die Titel ausweisen, die der Buchhändler remittieren möchte.

Die Bestandslisten für die einzelnen Verlage können nach Vorgabe des Buchhändlers erstellt werden. So besitzt der Sortimenter sein standardisiertes Formular statt vieler unterschiedlicher Verlagsformulare.

Die Lagerergänzung geschieht kontinuierlich und rentabel. Verkaufte Titel werden über Verkaufslisten erfaßt, und der Buchhändler entscheidet, welcher Titel in welcher Stückzahl nachbestellt werden soll. Diese Listen können nach Erreichen eines definierten oder vereinbarten Bestellwertes per DFÜ an den Verlag oder die Verlagsauslieferung weitergeleitet werden. Der Buchhändler entscheidet aber weiterhin darüber, ab welchem Bestellwert eine Verlagsbestellung rentabel wird oder bis zu welchem Bestellvolumen das Barsortiment Garant eines günstigen Warenbezugs bleibt.

Die Kassenvorgänge vollziehen sich durch die Scannertechnik schneller und weniger fehlerhaft. Etwaige Preisdifferenzen werden schnell erkannt, Quittungsbelege mit Titeln können per Knopfdruck am Kassenterminal für den Kunden ausgedruckt werden.

Die Verkaufslisten können nach unterschiedlichen Kriterien angefertigt werden: nach Verlagen, nach Warengruppen, nach Zeiträumen (interessant für den Abverkaufszeitraum von Novitäten) oder einfach nach Verkäuflichkeit. Sogenannte „Renner- und Pennerlisten“ finden Ladenhüter schnell heraus und ermöglichen ein kundenorientiertes Angebot.

Die mit geringem Aufwand erstellten Lager- und Verkaufsstatistiken bieten die Möglichkeit einer permanenten Inventur. Der Sortimenter erhält die aufgelaufenen und tagesaktuellen Lagerbestände genauso wie die (kumulierten) Umsätze. Aus Umsatz und durchschnittlichem Lagerbestand errechnet sich die Lagerumschlagsgeschwindigkeit.

Mit Hilfe von Warenwirtschaftssystemen wird das Disponieren, Nachbestellen und Einkaufen besser kontrollierbar als mit Hilfe von Buchlaufkarten. Aber trotzdem kann und darf man von Warenwirtschaftssystemen keinen Automatismus im Bestellwesen erwarten, und zwar weder für die Backlist noch für die Novitäten. Denn auch weiterhin gilt das buchhändlerische Fingerspitzengefühl beim Erfassen von Trends, beim Aufspüren neuer Autoren und Themen.